Toen ik in '87 als coordinator jeugd- en jongerenwerk begon, was ik bepaald niet bezig met 'registreren' van mijn werkzaamheden. Integendeel. Ik had wel wat anders te doen..
Ik nam de resten over van mijn voorangers die ten onder waren gegaan in de rigoreuze bezuinigingen van de jaren ervoor. De gemeente voorzag mij van een aantal doelstellingen en randvoorwaarden die werden geacht een uitvoeringsvorm te krijgen. Hoe? Dat diende ik zelf uit te zoeken. Ik was toch de specialist? Klopt..
Niet vrijblijvend, maar resultaatgericht
De bezuinigingen hadden in de gemeente geleid tot liquidatie van de lokale stichting welzijn en daarmee het bijna voltallige personeel. Behalve al dan niet noodzakelijke financiele doelstellingen, speelde de ontevredenheid over uitblijvende of onvoldoende resultaten een alles overheersende rol in dit proces. 'Resultaat' was toen een nieuw woord voor de sector welzijn. Overgewaaid uit productie sectoren en omarmd door een zakelijker wordende overheid als antwoord op een - veronderstelde - vrijblijvendheid in de sector. 'Het lieftst in een A4-tje Roel'. Een worsteling met vertalen van doelstellingen naar activiteiten naar resultaten begon. Een proces wat voordurend aan verandering onderhevig was en is. In de actualiteit met verhoogde urgentie door - nieuwe - bezuinigingen.
Resultaat werd aanvankelijk gezien als en vertaald in aantal gebruikers van activiteiten, het aantal 'drempel overschrijdingen', 'straatcontacten': prestaties, output. Oplossing: tellen. Simpel. Of niet? Tegenwoordig ligt de nadruk op individuele en maatschappelijk effecten, of 'outcome'. Anders gezegd: de doeltreffendheid van prestaties en doelmatigheid van beleid. Je vindt dat terug in 'Welzijn Nieuwe Stijl': 'het gaat er dus om niet te sturen op producten, maar op resultaten en waar mogelijk op maatschappelijke effecten'. Minder eenvoudig om uit te voeren. Het blijft tellen, bij voorkeur in combinatie met of vorm van kwalitatief onderzoek, zoals enquetes, interviews, observaties en inspecties. Het helpt om 'Jeugdwerk eigen stijl' in beeld te brengen.
Van activiteit naar effectiviteit
We kunnen ons het anno nu nauwelijks voorstellen: IT was in ontwikkeling, excel is nog onbekend, je 'tools' beperkt tot papier en de typmachine. Een besluit om te tellen is - en zou moeten zijn - gebaseerd op je eigen overtuiging dat het noodzaak is. Essentieel als verantwoordingsinstrument en - misschien belangrijker - je eigen sturingsinstrument.
Om niet ten onder te gaan zoals mijn voorgangers bij bijvoorbeeld een volgende bezuinigingsronde, moest ik mijn opdrachtgever voorzien van inzicht in mijn werkzaamheden. Zelf gaandeweg leren van fouten en successsen. Met 'tellen' als hulpmiddel. Een bewuste beleidskeuze om te registreren. Al doende leerde ik de waarde ervan als sturingsinstrument: zien waar het goed gaat, wat moet worden bijgesteld. Waar zit de tevredenheid van de doelgroep: de kinderen en jongeren, de eindgebruikers van activiteiten.
Natuurlijk waren er de - standaard - periodieke en verplichte verslagen. Dat deze werden onderbouwd en toegelicht met 'cijfers' was relatief nieuw. Evenals de vertaling naar kosten per deelnemer, per 'drempeloverschrijding', afgezet op uitgevoerde activiteiten. In beeld brengen dat een activiteit 'ontmoeting' goedkoper is als 'preventie' of 'educatie'. Lijkt voor de hand te liggen, maar staat niet bij iedereen even duidelijk op het netvlies. Naast tekst en uitleg, grafieken en tabellen. Een beeld blijft eenmaal langer hangen.
De grafieken en tabellen gebruikte ik voor verschillende stakeholders. Niet alleen voor ambtenaren, raad en bestuurders, ook voor de vrijwilligers. Wat is er mooier om te kunnen laten zien dat er ontwikkeling is. Dat de aanpak succesvol is. Stijging in gebruikers van activiteiten. Stijging in aantal en soort activiteiten. Stijging in het aantal vrijwilligers. Toenemen van tevredenheid. Transparantie is ook: durven laten zien waar nog werk moet worden verricht. Gefundeerd keuzes maken om een minder goed presterende aanpak te herzien of desnoods te laten varen. In samenspraak met doelgroep, vrijwilligers en opdrachtgever. Discussie. Participatie. Betrokkenheid.
Makkelijk en simpel
Tellen was toen: allerlei papieren formulieren invoeren in de voorlopers van excel of andere IT toepassingen: logboeken, kastellingen, baromzet, cases, adressen. Had ik wat anders te doen? Absoluut! Geen enkele jeugdwerker, zeker niet op een eenmanspost, zit te wachten op dit soort overhead. Toch is het nodig, nuttig en leerzaam.
Gelukkig staan nu diverse 'tools' te beschikking om het makkelijk te maken. Mobiel, online, cloud, database. Minder tijdrovend, goedkoop en altijd en overal beschikbaar. Eenvoudig en simpel. Enkele daarvan heb ik in de loop der jaren zelf ontwikkeld. Zoals een logboekformulier voor activiteiten. Eerst 'analoog', later digitaal. Later bedacht ik DBA Pocket, een IT systeem die formulieren mobiel maakte. Altijd bij de hand. Snel.
Meer weten? Twijfel over registratie? Neem contact op en we praten verder. Je kunt je reactie ook hieronder kwijt.
Ik nam de resten over van mijn voorangers die ten onder waren gegaan in de rigoreuze bezuinigingen van de jaren ervoor. De gemeente voorzag mij van een aantal doelstellingen en randvoorwaarden die werden geacht een uitvoeringsvorm te krijgen. Hoe? Dat diende ik zelf uit te zoeken. Ik was toch de specialist? Klopt..
Niet vrijblijvend, maar resultaatgericht
De bezuinigingen hadden in de gemeente geleid tot liquidatie van de lokale stichting welzijn en daarmee het bijna voltallige personeel. Behalve al dan niet noodzakelijke financiele doelstellingen, speelde de ontevredenheid over uitblijvende of onvoldoende resultaten een alles overheersende rol in dit proces. 'Resultaat' was toen een nieuw woord voor de sector welzijn. Overgewaaid uit productie sectoren en omarmd door een zakelijker wordende overheid als antwoord op een - veronderstelde - vrijblijvendheid in de sector. 'Het lieftst in een A4-tje Roel'. Een worsteling met vertalen van doelstellingen naar activiteiten naar resultaten begon. Een proces wat voordurend aan verandering onderhevig was en is. In de actualiteit met verhoogde urgentie door - nieuwe - bezuinigingen.
Resultaat werd aanvankelijk gezien als en vertaald in aantal gebruikers van activiteiten, het aantal 'drempel overschrijdingen', 'straatcontacten': prestaties, output. Oplossing: tellen. Simpel. Of niet? Tegenwoordig ligt de nadruk op individuele en maatschappelijk effecten, of 'outcome'. Anders gezegd: de doeltreffendheid van prestaties en doelmatigheid van beleid. Je vindt dat terug in 'Welzijn Nieuwe Stijl': 'het gaat er dus om niet te sturen op producten, maar op resultaten en waar mogelijk op maatschappelijke effecten'. Minder eenvoudig om uit te voeren. Het blijft tellen, bij voorkeur in combinatie met of vorm van kwalitatief onderzoek, zoals enquetes, interviews, observaties en inspecties. Het helpt om 'Jeugdwerk eigen stijl' in beeld te brengen.Van activiteit naar effectiviteit
We kunnen ons het anno nu nauwelijks voorstellen: IT was in ontwikkeling, excel is nog onbekend, je 'tools' beperkt tot papier en de typmachine. Een besluit om te tellen is - en zou moeten zijn - gebaseerd op je eigen overtuiging dat het noodzaak is. Essentieel als verantwoordingsinstrument en - misschien belangrijker - je eigen sturingsinstrument.
Om niet ten onder te gaan zoals mijn voorgangers bij bijvoorbeeld een volgende bezuinigingsronde, moest ik mijn opdrachtgever voorzien van inzicht in mijn werkzaamheden. Zelf gaandeweg leren van fouten en successsen. Met 'tellen' als hulpmiddel. Een bewuste beleidskeuze om te registreren. Al doende leerde ik de waarde ervan als sturingsinstrument: zien waar het goed gaat, wat moet worden bijgesteld. Waar zit de tevredenheid van de doelgroep: de kinderen en jongeren, de eindgebruikers van activiteiten.
Natuurlijk waren er de - standaard - periodieke en verplichte verslagen. Dat deze werden onderbouwd en toegelicht met 'cijfers' was relatief nieuw. Evenals de vertaling naar kosten per deelnemer, per 'drempeloverschrijding', afgezet op uitgevoerde activiteiten. In beeld brengen dat een activiteit 'ontmoeting' goedkoper is als 'preventie' of 'educatie'. Lijkt voor de hand te liggen, maar staat niet bij iedereen even duidelijk op het netvlies. Naast tekst en uitleg, grafieken en tabellen. Een beeld blijft eenmaal langer hangen.
De grafieken en tabellen gebruikte ik voor verschillende stakeholders. Niet alleen voor ambtenaren, raad en bestuurders, ook voor de vrijwilligers. Wat is er mooier om te kunnen laten zien dat er ontwikkeling is. Dat de aanpak succesvol is. Stijging in gebruikers van activiteiten. Stijging in aantal en soort activiteiten. Stijging in het aantal vrijwilligers. Toenemen van tevredenheid. Transparantie is ook: durven laten zien waar nog werk moet worden verricht. Gefundeerd keuzes maken om een minder goed presterende aanpak te herzien of desnoods te laten varen. In samenspraak met doelgroep, vrijwilligers en opdrachtgever. Discussie. Participatie. Betrokkenheid.
Makkelijk en simpel
Tellen was toen: allerlei papieren formulieren invoeren in de voorlopers van excel of andere IT toepassingen: logboeken, kastellingen, baromzet, cases, adressen. Had ik wat anders te doen? Absoluut! Geen enkele jeugdwerker, zeker niet op een eenmanspost, zit te wachten op dit soort overhead. Toch is het nodig, nuttig en leerzaam. Gelukkig staan nu diverse 'tools' te beschikking om het makkelijk te maken. Mobiel, online, cloud, database. Minder tijdrovend, goedkoop en altijd en overal beschikbaar. Eenvoudig en simpel. Enkele daarvan heb ik in de loop der jaren zelf ontwikkeld. Zoals een logboekformulier voor activiteiten. Eerst 'analoog', later digitaal. Later bedacht ik DBA Pocket, een IT systeem die formulieren mobiel maakte. Altijd bij de hand. Snel.
Meer weten? Twijfel over registratie? Neem contact op en we praten verder. Je kunt je reactie ook hieronder kwijt.
| < Vorige | Volgende > |
|---|
